Data Digital

Que hacemos?

Qué hacemos?

Qué hacemos?

En Data Digital SAS ofrecemos el servicio de Digitalización y Gestión de Documentos en una amplia gama de formatos. Se provee un servicio de Captura, Edición e Indexación de imágenes producto de la digitalización de documentos del cliente.
Los procesos de digitalización permiten de manera rápida, eficiente y segura convertir los documentos físicos en imágenes digitales para su visualización instantánea, obteniendo una fiel copia del original, y consiguiendo con ello un aumento en la productividad y una reducción sustancial de costos operativos. Nuestro trabajo facilita a empresas privadas y organizaciones del sector publico compartir datos, información y transacciones, contribuyendo de esta forma a la mejora de sus procesos.
Se utilizan scanners y cámaras fotográficas apropiadas, se realizan ediciones de las imágenes para su perfeccionamiento, se efectúan validaciones y controles de calidad sobre la legalidad de la documentación, y se indexa de forma manual la información.
A partir de los datos aportados por el cliente, se logra identificar las necesidades de éste en relación con el proyecto de digitalización, para adaptar el proceso a los requerimientos y formas de trabajo de la institución pública o privada, y finalmente para elaborar la propuesta a presentar.
Brindamos dos alternativas para poder efectivizar este proceso. Por un lado, realizándolo en nuestras oficinas, donde guardamos la documentación y efectuamos el proceso de digitalizacion en nuestras propias instalaciones. Y por el otro, y cuando el flujo de la documentación es mayor, llevndolo adelante en las mismas oficinas públicas o empresas, implementando un Centro de Digitalización allí mismo y adaptando nuestras estructuras laborales a su lugar de trabajo.
En ambos procedimientos, nos ocupamos de garantizar la confidencialidad y conservación de la información y la preservación de los documentos, manteniendo los archivos, durante todo el poceso de digitalización, en las mejores condiciones ambientales y de seguridad, con el respaldo de un completo equipo de profesionales especializados.
Contamos con dos mecanismos de capturas de imágenes, con el objetivo de adaptarnos a la forma de almacenamiento de la información y no deteriorar los archivos. Los documentos que se encuentran encuadernados son digitalizados a través de la toma de fotografías, con cámaras digitales de última generación y a través de estructuras de trabajo creadas específicamente para tal fin. Por su lado, los documentos en hojas sueltas son digitalizados a través de scanners. Asimismo, contemplamos la edición de imágenes para mejorar la calidad de las mismas.
Cuando la imagen se encuentra en perfecto estado, se carga al servidor elegido y se realiza la indexación de las imágenes. Los campos de asociación serán los datos aportados por el cliente, para que a posteriori se pueda buscar e indentificar de una forma fácil y ágil el documento en el sistema informático.
Las imágenes digitales se pueden almacenar en los discos internos de cualquier computadora o en sistemas de almacenamiento masivos, con respaldos en Discos Externos que garantizan su conservación en óptimas condiciones. Los usuarios podrán acceder a la información en sus propias oficinas o a través de una plataforma Web, teniendo en cuenta niveles de seguridad, confidencialidad y acceso, de acuerdo a los perfiles creados para cada usuario.
Consideramos fundamental la comunicación con los clientes, por lo que realizamos informes de la digitalización y gestión de la documentación llevada a cabo, comunicando los avances de forma mensual o semanal, teniendo en cuenta el flujo de archivos.
Todo ésto, supone una modernización de las instituciones y un cambio de paradigma en el manejo de la información. No sólo porque gran cantidad de información puede ser almacenada en dimensiones muy pequeñas, sino porque además se protege a los documentos de cualquier manipulación o deterioro e incluso en muchos casos se libera a las dependencias de su existencia y ubicación material cuando no sea necesaria su conservación.